Kantinemåltider med arbejdsgivertilskud – vejledende værdier

af Advokat Gitte Skouby, Advokatfirmaet GS Tax ApS

SKAT har fra 15. marts 2010 fastsat vejledende mindstepriser for, hvad en medarbejder selv skal betale, for at arbejdsgiveren kan give et skattefrit tilskud til kantineordninger. SKAT har efterfølgende præciseret, hvorledes denne ordning skal administreres.

Skattefrihed for kantineordning har baggrund i, at det kan være vanskeligt at fastsætte den rigtige værdi, dvs. kostpris for maden, når der er tale om kantinedrift, hvor personale fx til rengøring og administration også er beskæftiget i virksomhedens andre afdelinger. Dette er baggrunden for, at Skat har fastsat standardpriser for et normalt måltid.

Almindelig kantineordning

Det er en forudsætning for skattefrihed, at kantineordningen ikke er af væsentlig værdi for den ansatte, dvs. der må ikke være en væsentlig forskel mellem den pris medarbejderen betaler for maden og dens kostpris. Hvis godet derimod er af væsentlig værdi, skal der ske beskatning med udgangspunkt i markedspris for maden, og arbejdsgiveren skal indberette værdien.

Der er efter SKATs opfattelse kun tale om en kantineordning, hvis maden stilles frem på en skranke til selvbetjening. Hvis medarbejderne på forhånd har bestilt en bestemt frokost fra egen kantine, således at der kun produceres lige netop et fast antal måltider, så er der ikke tale om en kantineordning.

Der sker ingen yderligere beskatning af medarbejderen, hvis der betales 15 kr. om dagen for et standardmåltid ekskl. drikkevarer og 20 kr., hvis drikkevarer er inkluderet.

For ansatte, der er omfattet af anvisningen vedrørende normalværdien af kost og logi (bl.a. hotel- og restaurationspersonale), gælder samme regler, hvis de deltager i en almindelig kantineordning og betaler for maden. Hvis de ikke betaler for maden ansættes standardværdien for 2010 til 35 kr.

Et standardmåltid består ifølge SKAT typisk af 3 almindelige stykker smørrebrød. Hvis den ansatte kun spiser 1 stykke almindeligt smørrebrød, reduceres den vejledende pris tilsvarende. Almindelige varme og lune retter betragtes normalt som standardmåltid.

De vejledende værdier kan ikke anvendes, hvis kantineordning for ansatte modsvares af en kontantlønsnedgang.

Får medarbejderen gratis frokost eller betaler man mindre end standardprisen på 15/ 20 kr., beskattes medarbejderen af måltidet. Værdien fastsættes til en skønsmæssig markedsværdi. Der skal ske månedlig indberetning af værdien.

Kan virksomheden dokumentere, at kostprisen for kantineordningen er mindre end 15/20 kr. pr. måltid, så kan medarbejderen købe måltidet til den lavere pris, uden at det medfører yderligere beskatning. Når forudsætningen er, at der foreligger dokumentation for den lavere kostpris, vil virksomheden kunne indberette værdi af fri kost for medarbejderen med dette beløb, hvis medarbejderen ikke betaler for måltidet.

SKAT har udtalt, at man mener, at kostprisen er 20 kr. pr. måltid, hvis man indtager drikke til måltidet udover almindeligt postevand. Det gælder selvom der som frit personalegode kan stilles kaffe og te eller kildevand på flasker eller sodavand fra automat til rådighed for medarbejderne.

Den månedlige betaling skal svare til antallet af arbejdsdage i måneden. Man kan beregne beløbet som 1/12 af de normalt 220 årlige arbejdsdage. Hvis medarbejderen ikke altid er til stede i virksomheden og derfor ønsker at betale mindre for kantineordningen, er det en forudsætning, at der sker regulering på grundlag af faktisk fravær, og virksomheden skal føre kontrol.

Cateringordning

Køber virksomheden færdiglavet mad udefra, fx fra et cateringfirma, kan standardpriserne anvendes, hvis der er tale om almindelig mad, der stilles frem svarende til en almindelig kantineordning. Der må ikke være tale om en ordning, hvor der indkøbes mad til den enkelte medarbejder eller indkøbes efter et forudbestilt antal måltider, der varieres afhængigt af antallet af tilstedeværende medarbejdere. Der kan dog ske regulering for ferieperioder.

Det har ingen betydning, om cateringfirmaet afregner med et fast beløb for en periode, eller der foretages indkøb specificeret til et antal kuverter til en bestemt pris. Dog må det forventes, at der lettere kan opstå diskussion af, om der er tale om luksusmad, hvis der indkøbes til en relativt høj kuvertpris, end hvis der blot indkøbes for et bestemt beløb pr. uge eller måned.

Indkøb af brød og pålæg

Hvis virksomheden køber brød og pålæg ind, så medarbejderne selv skal smøre nogle stykker smørebrød, kan standardpriserne for kantineordning anvendes. Kan det dokumenteres, at kostprisen er lavere end 15/20 kr. for et måltid, er denne kostpris grundlag for, hvad medarbejderne skal betale.

Yderligere oplysninger om reglerne, herunder assistance, kan fås ved henvendelse til advokat Gitte Skouby eller advokat Jesper Dreyer