Praktiske regler for bestyrelsesmedlemmer i foreninger

af advokat Bent-Ove Feldung

Bestyrelsesbeslutninger kan være en kamp, hvis man ikke er godt forberedt

Som ejendomsadministrator/advokat får jeg tit fra nye bestyrelsesmedlemmer spørgsmål om, hvad det indebærer at blive indvalgt i en andelsboligforenings- eller ejerforeningsbestyrelse. Spørgsmålene kan være lige fra bestyrelsens bemyndigelse set i relation til foreningens vedtægter og til erstatningsansvar og endelig en række praktiske forhold. Jeg har forsøgt at ekstrahere de væsentligste forhold, som det fremgår nedenfor. Til inspiration om bestyrelsesarbejdet se også www.andelsportal.dk.

Foreningsbestyrelserne kan givetvis få megen inspiration af at læse den af Erhvervsministeriet nedsatte Arbejdsgruppe om ansvarlig Drift af Andelsboligforeningers rapport fra maj 2017, som kan ses her www.abf-rep.dk. Se særligt side 25 og 26 i rapporten om, hvad der kan forventes, at en bestyrelse enten selv i en selvadministreret forening står for eller sørger for, bliver udført af en administrator.

Forholdet til ejendomsadministrationen

For at undgå, at en forenings medlemmer og/eller bestyrelse ikke skal rette henvendelse til en række forskellige medarbejdere om driften, køb og salg af lejligheder, varmeregnskab, forsikringssager, byggesager m.v., er det min egen holdning, at der skal være en daglig ansvarlig ejendomsadministrator for en forening og en ansvarlig jurist/advokat, der altid kan rettes henvendelse til.

Hver måned udsender vi fra administrationens side en driftsstatus for ejendommen til forman-den/kassereren, og der er også mulighed for at etablere bestyrelsesweb, hvor en forenings bestyrelse kan få en række mere detaljerede oplysninger.

Af hensyn til, at der kan føres et retvisende bogholderi for en forening, er det alfa og omega, at alle udgifter og indtægter bogføres hos administrationen, og det er også nødvendigt, at foreningens tegningsberettigede bestyrelse giver fuldmagt til administrator. Foreninger vil på et advokatkontor være omfattet af de særlige klientkontoregler, idet foreninger betragtes – i modsætning til administrationsselskaber – som klienter. Om de nærmere regler om klientkonti, henvises der til vores hjemmeside www.homannlaw.dk.

Bestyrelsesansvar

A. De enkelte medlemmers erstatningsansvar

Udgangspunktet er, at en forenings bestyrelse ikke er en professionel bestyrelse, og at der tages hensyn til dette i retspraksis. I forbindelse med køb og salg af lejligheder kan der ske fejl fra bestyrelsens side, og det er derfor vigtigt altid at involvere administrationen, før der indgås aftaler i så henseende, og også før der indgås entrepriseaftaler og i øvrigt væsentligt økonomisk belastende aftaler, jf. også nedenfor om fuldmagtsforhold/tegningsret/betaling af regninger.

Andre forhold, der kan medføre erstatningsansvar, vil være væsentlig forsinkelse af et salg, fejl ved udbetalinger, langsommelig ekspedition, mangler ved forbedringer, hvor der havde været mulighed for at tage højde for, at medlem led tab, og ulovlig overpris.

Der er mulighed for at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring. En sådan forsikring dækker ikke administrationen, der har en selvstændig ansvarsforsikring som følge af, at foreningens administration ligger hos et advokatkontor. Hvorvidt jeres forening konkret har en ansvarsforsikring, oplyses ved forespørgsel til den ovenfor nævnte ejendomsadministrator.

Afslutningsvis bemærkes, at tidligere retspraksis måske var mildere stemt overfor andelsboligforeningens bestyrelsesmedlemmer og medlemmer i f.eks. idrætsforeninger, idet det blev fremhævet, at de ikke fik ”penge for deres arbejde”. Med udgangspunkt i den praksis der har dannet sig, for såvel ikke erhvervsdrivende fonde, som erhvervsdrivende fonde, og hvor der er statueret erstatningsansvar, uanset om et bestyrelsesmedlem fik vederlag, må det nu påregnes at der i langt højere grad vil blive statueret erstatningsansvar, særligt hvor der er tale om en relativ stor andelsboligforening med komplekse, juridiske forhold, herunder belåningen, valuarvurderingen og beslutning om at igangsætte større entrepriseaftaler. Et erstatningsansvar kan dog også være pådraget f.eks. ved, at bestyrelsen anordner en pulterrums-/fællesarealrydning, hvor en ”dyr” racercykel forsvinder.

B. Selve foreningens erstatningsansvar

Foreningens ejendom er forsikringsdækket mod ejendomsskader og erstatningsansvar i øvrigt. Selve foreningen kan blive erstatningsansvarlig, hvis bestyrelsen ikke følger foreningens vedtægter, for eksempel i forbindelse overdragelser af lejligheder, eller der er begået forsætlige eller groft uagtsomme handlinger på foreningens vegne. Der er i 2013 faldet en dom, hvor en ejerforening bliver erstatningsansvarlig som følge af manglende udvendig vedligeholdelse, der førte til skader i en ejers lejlighed.

Foreningen vil også blive anset for erstatningsansvarlig, såfremt et foreningsmedlem på grund af foreningens forhold/bestyrelsesforhold ikke kan få dækning fra foreningens/ejendommens forsikringsselskab.

For at berolige nye bestyrelsesmedlemmer kan jeg i øvrigt henvise til en dom fra 2012, hvor Landsretten i sine præmisser udtalte, at ansvaret for en bestyrelse i en (andels)forening skal vurderes i lyset af, at bestyrelsen ikke har et professionelt islæt, hvorfor der bør stilles relativt strenge krav, før en bestyrelse kan påføre foreningen et erstatningsansvar. Dommen frifandt derfor bestyrelsen.

Er administrator et advokatkontor, er der en lovpligtig ansvarsforsikring. Hos os har vi også en kriminalitetsforsikring. Selvadministrerende foreninger anbefales at tegne en underslæbsforsikring, idet der vel næppe kan tænkes ”noget værre”, end at alle foreningens likvider bliver brugt til helt uvedkommende formål.

C. Ansvar for at overholde Persondataloven og Straffeloven

 

Det er min erfaring, at flere og flere bestyrelser ud fra de bedste intentioner på bedste Facebookvis deler alle oplysninger fra bestyrelsesmøder i foreningerne med alle medlemmer. Her vil jeg mane til eftertanke, idet det dels jo er at opfordre til måske unødige diskussioner og kontroverser og dels – frem for alt – kan indebære en overtrædelse af Persondataloven(se nærmere herom på www.datatilsynet.dk) og Straffelovens §263a stk. 3 nr 2 og Straffelovens §264d. På bestyrelsesmøder behandles der ofte ”personsager”, hvor det skrives ind i referatet, hvem det drejer sig om – identificerbare personer, som det hedder i lovgivningen – og hvad deres ”brøde” er.

Der findes en ældre Østre Landsretsdom, der klart udtrykker, at medlemmer, ikke har krav på at få udleveret referater fra bestyrelsesmøder, hvorfor der ingen grund er til, at en bestyrelse skal bruge tid på at censurere et referat for personfølsomme oplysninger – og af og til sker der alligevel smuttere. Er der i en forening et stort behov for, at medlemmerne skal have løbende informationer om foreningsforhold – og det kan jo være større byggesager – bør disse oplysninger gives i nyhedsbreve eller ved beslutningsreferater, som offentliggøres.

Referater fra generalforsamlinger skal i sagens natur være ”offentligt” tilgængelige. Selv skriver jeg referaterne, så de ikke indeholder personfølsomme oplysninger

Budget og regnskab

Disse forhold er et fast punkt på den ordinære generalforsamling. Typisk er det sådan, at bestyrelsen – hvad angår budgettet – meddeler administrator og revisor, hvilke større arbejder, der forventes udført i et kommende regnskabsår, og herefter opstiller revisor/administrator budgettet i forbindelse med, at der sker udarbejdelse af årsregnskab.

Med hensyn til budgetoplysning henvises til den indledende bemærkning om, at bestyrelsen hver måned får fremsendt en balance. Denne indeholder både driftsudgifter og aktiver samt passiver. Med hensyn til driftsudgifterne, er mange af dem faste. Det, der kan svinge, er vedligeholdelsesudgifterne. Der kan altid under henvisning til underkontonummeret i denne driftsstatus rekvireres en komplet udskrift over for eksempel vedligeholdelsesudgifter eller hvad du/I måtte have interesse i.

Et eller flere bestyrelsesmedlemmer kan eventuelt med bankens tilladelse bemyndiges til at få indkig i foreningens bankkonti. Der er tale om en såkaldt ”overvågningsservice”, og der kan selvsagt ikke foretages ændringer i administrators bogholderi, som forestås af vort kontors bogholder.

Behandling af forslag

Bestyrelsen skal forholde sig til forslag på to måder, nemlig dels om et flertal vil fremme et konkret forslag eller om, jfr nedenfor, et medlem skal fremsætte et forslag som individuelt foreningsmedlem. såfremt det er et bestyrelsesforslag skal der være et flertal for det. Typisk vil der i vedtægterne være indeholdt en bestemmelse om, hvornår en bestyrelse er beslutningsdygtig – men ellers er det tilrådeligt at bestyrelsen får en forretningsorden, hvilket der også kunne være andre grunde til, herunder særligt ordensmæssige, så der er system og struktur i afholdelsen af møder, og hvad der skal drøftes, jfr også i afsnittet Bestyrelsesmøder.

Et bestyrelsesmedlem kan naturligvis selv stille forslag til en generalforsamling i henhold til foreningens vedtægter. Såfremt bestyrelsen ønsker at stille et forslag, skal der i bestyrelsen være et flertal herfor, og er der ikke dette, må bestyrelsesmedlemmet stille forslaget som medlem af foreningen.

Et flertal i bestyrelsen eller et vedtægtsmæssigt bestemt antal af medlemmer i foreningen, kan foranledige indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling. Den dagsorden, der gælder for den ekstraordinære generalforsamling kan kun ændres, såfremt bestyrelsen eller de indkaldelsesberettigede medlemmer accepterer, at dagsordenen udvides med nye forslag.

Der henvises også til artiklen under fast ejendom ” Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger”.

Andelsboligforeningens daglige ledelse og drift

Det er bestyrelsen, der har det løbende ansvar for foreningens daglige drift. Administrator er naturligvis involveret på den måde, at henvendelser fra de offentlige myndigheder m.v. typisk sendes til administrator, som herefter gør den ansvarlige i bestyrelsen bekendt hermed.

Et ofte rejst spørgsmål er, hvor stor en kompetence en bestyrelse har. Udgangspunktet er, at det budget, der er godkendt på en generalforsamling, så vidt muligt skal overholdes, men sker der brud på faldstammer, blæser taget af, eller forekommer der andre meget væsentlige skader på ejendommen, har bestyrelsen selvsagt den fornødne kompetence til at afhjælpe sådanne mangler. Om fornødent må der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor konkret afhjælpningsprojekt godkendes.

Bestyrelsens opgaver vedrører så forskellige forhold som bygningsdrift og vedligeholdelse, håndtering af ejer-/lejerforhold og en række praktiske opgaver med tilsyn af foreningens ejendom, herunder med trappevask, fejning, snerydning m.v. og kontakt til en eventuel vicevært.

Bestyrelsen bør arrangere sig, så opgaverne delegeres

Good vibes&easy living opnås ved delegering

Særligt i andelsboligforeninger er det vigtigt, at overdragelsesproceduren vedrørende andele er detaljeret fastlagt, og at ét eller to specifikke medlemmer er ansvarlige for gennemførelsen sammen med administrator.

Således bør der være ansvarlige medlemmer indenfor områderne salg af andele, forsikringssager, vicevært/renholdelse af ejendommen, kontakt til beboere, ventelister m.v.

Særligt bemærkes, at bestyrelsen skal være opmærksom på, at en professionel viceværtservice sparer megen tid. Hverken bestyrelsen eller administrator skal udføre viceværtfunktioner. Videre er det en rigtig god ide at have tilknyttet særlige rådgivere til specialopgaver som f. eks:

  • Byggeteknisk rådgiver til bygningsforhold, hvor ikke blot en håndværker kan rådgive om udførelse og lovlighed og ved større projekter, der skal i udbud.
  • En fast bankrådgiver, der hurtigt kan bistå med lånetilbud og omprioriteringstilbud.
  • En revisor, der ikke blot effektivt og hurtigt opstiller foreningens regnskab og evt budget – men som også kan bistå med at beregne konsekvenser for andelskronen ved omprioriteringer og større vedligeholdelsesarbejder.
  • En advokat, der ved noget om foreningsret, entrepriseret og som kan bistå med eksklusionssager, retssager mv.
  • En liste med faste pålidelige håndværkere.
  • Valuaren kan vælges fra gang til gang – men få et tilbud på hvad en fornyelse af valuarvurderingen koster i år 2 og 3.

Bestyrelsesmøder

Med henblik på at varetage de i førnævnte punkt anførte opgaver bedst muligt, bør bestyrelsen have en fast mødeplan. Det er normalt formanden, der indkalder til bestyrelsesmøder.

Der kan udarbejdes en forretningsorden om fornødent. Hvorvidt der skal udfærdiges referat fra mødet, er op til vedtægter/bestyrelsen. Der er Landsretspraksis for, at medlemmerne ikke har krav på – medmindre det står i vedtægterne – at få omdelt kopi af et bestyrelsesmødereferat.

Betaling af regninger

En række opkrævninger er af fast karakter, herunder ejendomsskat, ydelser på banklån/terminer m.v., og sådanne beløb betales af administrator uden særskilt attestation fra bestyrelsens side.

Håndværksregninger og opkrævninger på bestillinger skal attesteres af bestyrelsen eller viceværten i henhold til bemyndigelser fra bestyrelsen. Det er mest praktisk, såfremt ét eller to bestyrelses¬medlemmer har attestationsret, således at regninger ikke kommer til at ligge over forfaldstid hos bestyrelsen. Generelt henstilles det, at alle regninger i tvivlstilfælde fremsendes via administrator, der herefter indhenter attestationen.

Særligt for så vidt angår en viceværtsbemyndigelse, skal det slås fast, at viceværten har en såkaldt stillingsfuldmagt og indenfor rammer, der følger af retspraksis, kan forpligte foreningen, herunder særligt ved bestilling af mindre håndværksarbejder, jf. også nedenfor under tegningsret.

Fremleje/udlejning/erhverv/Airbnb

Typisk vil der i foreningens vedtægter være indeholdt bestemmelser om de anførte forhold. Det er vigtigt, at administrator i tvivlstilfælde, herunder eventuel ansøgning om forlængelse af ret til fremleje eller anmodning om tilladelse til brancheskift i et erhvervslejemål (for eksempel butik til pizzeria), involveres med henblik på indhentning af rådgivning.

Om fremleje/Airbnb, se også en separat artikel "Fremleje i andelsboligforeninger".

Generalforsamling

Foreningens vedtægter indeholder regler om, hvornår der skal afholdes ordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling kan foranlediges indkaldt af bestyrelsen eller – typisk – ¼ af medlemmerne, som har underskrevet en begæring herom.

Hvem tegner foreningen?

Foreningens vedtægter indeholder de konkrete regler om, hvem der kan tegne foreningen. Denne tegningsret skal overholdes ved lånoptagelse, indgåelse af entrepriseaftaler m.v.

I den daglige drift har hvert bestyrelsesmedlem, herunder formanden og, jf. ovenfor, også en eventuel vicevært, en såkaldt stillingsfuldmagt, hvor der med bindende virkning for foreningen kan foretages bestillinger af arbejde til udførelse – alt lige fra mindre håndværksarbejder til forskellige former for serviceabonnementer. I tvivlstilfælde må der rettes henvendelse til foreningens administrator.

--ooOoo--

På vores hjemmeside www.homannlaw.dk kan der under artikler – fast ejendom – læses mere detaljeret om køb og salg af andels- og ejerlejligheder, samt behandling af forslag på generalforsamlinger m.v.