Databeskyttelse/elektronisk kommunikation til foreningsmedlemmer m.v.

Denne artikel behandler følgende forhold:

  1. Reglerne om databeskyttelse, jf. Databeskyttelsesforordningen også kaldet GDPR.
  2. Muligheden for elektronisk kommunikation.

Ad 1)

For andelsboligforeninger kan der på Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentations hjemmeside hentes god inspiration til, hvorledes kravene er til databeskyttelse, og der er også mulighed for at hente en række ”standarddokumenter”. Jeg har forsøgt både for andelsboligforeninger og ejerforeninger at udfærdige regelsæt, der kan inspirere de konkrete andelsboligforenings- og ejerforeningsbestyrelser. Oplæggene er udarbejdet med udgangspunkt i, hvad vi her på kontoret har drøftet, men oplæggene er ikke udtryk for endegyldige versioner, og om der i givet fald er tale om ”overregulering”.

Ad 2)

Flere og flere foreninger får i deres vedtægter optaget en bestemmelse om, at medlemmerne så vidt muligt skal oplyse deres e-mailadresse til administrator/bestyrelsen, hvorefter mailadressen bruges til særligt at udsende indkaldelser til generalforsamling og orienterende meddelelser.

I de fleste vedtægtsforslag jeg har set fremgår det, at når bestyrelsen/administrator først har registeret en e-mailadresse for et medlem er bestyrelsen og administrator berettiget til at benytte denne mailadresse til at fremsende indkaldelser, opkrævninger, påkrav m.v. Typisk står det også i bestemmelsen at det er foreningsmedlemmets fulde ansvar at oplyse administrator/bestyrelsen om en ny mailadresse.

Der findes ikke mange domme om elektronisk kommunikation i form af indkaldelse til generalforsamlinger med videre, men den 11/12 2015 afsagde Østre Landsret en afgørelse, hvor et delmoment var, at et medlem ikke fik ret i, at hans forslag skulle omdeles ”på papir” til de øvrige ejerforeningsmedlemmer. Det var tilstrækkeligt, at forslaget i henhold ttil en omtale i dagsordenen var anført som værende ”up-loaded på E/Fs webportal”

Da det blot er en anden måde at indkalde til generalforsamlinger på og i øvrigt til at advisere foreningsmedlemmer/må sende opkrævninger til disse, finder jeg ikke, at der foreningsretligt er noget til hinder for, at optage en sådan bestemmelse i en forenings vedtægter.

Da vi dog erfaringsmæssigt ved, at selv yngre mennesker glemmer at give oplysning om en ny mailadresse, eller ikke har nogen særlig stor kapacitet i deres mailboks, er det altid en god idé at bestyrelsen, uanset pligten til elektronisk kommunikation, altid er berettiget til at give meddelelse m.v. med almindelig post – altså som en selvstændig bestemmelse i vedtægterne – og videre, at denne adgang også forefindes, f.eks. som følge af, at der er særlige love som fordrer brevkommunikation. Dette kunne f.eks. være visse meddelelser til lejere, selvom der ellers, som hovedregel i den i 2015 reviderede lejelov er adgang til elektronisk kommunikation.

--oooOooo---

Yderligere oplysninger om reglerne, herunder assistance, kan fås ved henvendelse til advokat Bent-Ove Feldung.

Seneste artikler

Andelslejligheder – Mangelskrav fra Køber

af Advokat Bjørn Wittrup

Østre Landsret har den 14. juni 2022 afsagt en dom om mangler ved et badevæ- relse mv. i en andelslejlighed. Dommen frifandt sælger for...

Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger

af advokat Bent-Ove Feldung

Som led i min mangeårige erfaring med varetagelse af dirigenthvervet og som juridisk rådgiver har jeg bl.a. gjort mig følgende tanker, som måske kan...

Dødsbobehandling, herunder bobestyrerbehandling, testamenter og arv

af advokat Bent-Ove Feldung

I artiklen gennemgås en række basale forhold om behandling af et dødsbo (bobestyrer, testamente og arv) og de juridiske problemstillinger og...

Ti hurtige råd før du køber hus, sommerhus eller ejerlejlighed

af advokat Bent-Ove Feldung

Vi har lavet en manual med ti hurtige råd før du køber hus, sommerhus eller ejerlejlighed

International arv og bobehandling

af advokat Bent-Ove Feldung

Denne artikel er et forsøg på at sammenfatte de erfaringer, undertegnede har gjort og har opnået kendskab til i forbindelse med bobehandling og...

Ejendomsskader, herunder vandskader/vandforbrug og badeværelser

af advokat Bent-Ove Feldung

Indenfor de seneste par år har jeg noteret mig et stadigt større antal henvendelser fra foreningsbestyrelser/klienter om, hvem der er ansvarlig for...

Eksklusion/Tvangssalg af andelsboliger

af advokat Bent-Ove Feldung

Eksklusion anvendes inden for foreningsretten som sanktion i et tilfælde, hvor et medlem har misligholdt sine betalingsforpligtelser over for...

Tinglysningsretten taber sag om tinglysning af særvedtægter i ejerforeninger

af advokat Nicolai P. Funder

I en kendelse afsagt af Vestre Landsret den 10. maj 2022 bestemte Landsretten, at Tinglysningsretten fremover uden videre skal acceptere tinglysning...