Denne artikel behandler følgende forhold:
- Reglerne om databeskyttelse, jf. Databeskyttelsesforordningen også kaldet GDPR.
- Muligheden for elektronisk kommunikation.
Ad 1)
For andelsboligforeninger kan der på Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentations hjemmeside hentes god inspiration til, hvorledes kravene er til databeskyttelse, og der er også mulighed for at hente en række ”standarddokumenter”. Jeg har forsøgt både for andelsboligforeninger og ejerforeninger at udfærdige regelsæt, der kan inspirere de konkrete andelsboligforenings- og ejerforeningsbestyrelser. Oplæggene er udarbejdet med udgangspunkt i, hvad vi her på kontoret har drøftet, men oplæggene er ikke udtryk for endegyldige versioner, og om der i givet fald er tale om ”overregulering”.
Ad 2)
Flere og flere foreninger får i deres vedtægter optaget en bestemmelse om, at medlemmerne så vidt muligt skal oplyse deres e-mailadresse til administrator/bestyrelsen, hvorefter mailadressen bruges til særligt at udsende indkaldelser til generalforsamling og orienterende meddelelser.
I de fleste vedtægtsforslag jeg har set fremgår det, at når bestyrelsen/administrator først har registeret en e-mailadresse for et medlem er bestyrelsen og administrator berettiget til at benytte denne mailadresse til at fremsende indkaldelser, opkrævninger, påkrav m.v. Typisk står det også i bestemmelsen at det er foreningsmedlemmets fulde ansvar at oplyse administrator/bestyrelsen om en ny mailadresse.
Der findes ikke mange domme om elektronisk kommunikation i form af indkaldelse til generalforsamlinger med videre, men den 11/12 2015 afsagde Østre Landsret en afgørelse, hvor et delmoment var, at et medlem ikke fik ret i, at hans forslag skulle omdeles ”på papir” til de øvrige ejerforeningsmedlemmer. Det var tilstrækkeligt, at forslaget i henhold ttil en omtale i dagsordenen var anført som værende ”up-loaded på E/Fs webportal”
Da det blot er en anden måde at indkalde til generalforsamlinger på og i øvrigt til at advisere foreningsmedlemmer/må sende opkrævninger til disse, finder jeg ikke, at der foreningsretligt er noget til hinder for, at optage en sådan bestemmelse i en forenings vedtægter.
Da vi dog erfaringsmæssigt ved, at selv yngre mennesker glemmer at give oplysning om en ny mailadresse, eller ikke har nogen særlig stor kapacitet i deres mailboks, er det altid en god idé at bestyrelsen, uanset pligten til elektronisk kommunikation, altid er berettiget til at give meddelelse m.v. med almindelig post – altså som en selvstændig bestemmelse i vedtægterne – og videre, at denne adgang også forefindes, f.eks. som følge af, at der er særlige love som fordrer brevkommunikation. Dette kunne f.eks. være visse meddelelser til lejere, selvom der ellers, som hovedregel i den i 2015 reviderede lejelov er adgang til elektronisk kommunikation.
--oooOooo---
Yderligere oplysninger om reglerne, herunder assistance, kan fås ved henvendelse til advokat Bent-Ove Feldung.