Som ejendomsadministrator/advokat får jeg tit fra nye bestyrelsesmedlemmer spørgsmål om, hvad det indebærer at blive indvalgt i en andelsboligforenings- eller ejerforeningsbestyrelse. Spørgsmålene kan være lige fra bestyrelsens bemyndigelse set i relation til foreningens vedtægter og til erstatningsansvar og endelig en række praktiske forhold. Jeg har forsøgt at ekstrahere de væsentligste forhold, som det fremgår nedenfor. Til inspiration om bestyrelsesarbejdet se også www.andelsportal.dk.
Foreningsbestyrelserne kan givetvis få megen inspiration af at læse den af Erhvervsministeriet nedsatte Arbejdsgruppe om ansvarlig Drift af Andelsboligforeningers rapport fra maj 2017, som kan ses her www.abf-rep.dk. Se særligt side 25 og 26 i rapporten om, hvad der kan forventes, at en bestyrelse enten selv i en selvadministreret forening står for eller sørger for, bliver udført af en administrator.
Om de overvejelser, der skal gøres, hvorvidt en beslutning eller et forslag til generalforsamlingsvedtagelse er udtryk for magtmisbrug, jf. artiklen Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger, pkt. 2, samt neden for i afsnittet Behandling af forslag.
Forholdet til ejendomsadministrationen
For at undgå, at en forenings medlemmer og/eller bestyrelse ikke skal rette henvendelse til en række forskellige medarbejdere om driften, køb og salg af lejligheder, varmeregnskab, forsikringssager, byggesager m.v., er det min egen holdning, at der skal være en daglig ansvarlig ejendomsadministrator for en forening og en ansvarlig jurist/advokat, der altid kan rettes henvendelse til.
Så er der vigtige forhold på dagsordenen.
Hver måned udsender vi fra administrationens side en driftsstatus for ejendommen til forman-den/kassereren, og der er også mulighed for at etablere bestyrelsesweb, hvor en forenings bestyrelse kan få en række mere detaljerede oplysninger.
Af hensyn til, at der kan føres et retvisende bogholderi for en forening, er det alfa og omega, at alle udgifter og indtægter bogføres hos administrationen, og det er også nødvendigt, at foreningens tegningsberettigede bestyrelse giver fuldmagt til administrator. Foreninger vil på et advokatkontor være omfattet af de særlige klientkontoregler, idet foreninger betragtes – i modsætning til administrationsselskaber – som klienter. Om de nærmere regler om klientkonti, henvises der til vores hjemmeside www.homannlaw.dk.
Bestyrelsesansvar/bestyrelsesansvarsforsikring
A. De enkelte medlemmers erstatningsansvar
Udgangspunktet er, at en forenings bestyrelse ikke er en professionel bestyrelse, og at der tages hensyn til dette i retspraksis. I forbindelse med køb og salg af lejligheder kan der ske fejl fra bestyrelsens side, og det er derfor vigtigt altid at involvere administrationen, før der indgås aftaler i så henseende, og også før der indgås entrepriseaftaler og i øvrigt væsentligt økonomisk belastende aftaler, jf. også nedenfor om fuldmagtsforhold/tegningsret/betaling af regninger.
Selvom det førnævnte udgangspunkt, som fremhævet, er, at en forenings bestyrelse ikke agerer på samme vilkår som en forretningsmæssig baseret bestyrelse, kan jeg ikke dy mig for at citere advokat N.E. Nielsen, der i Jyllandsposten den 23. oktober 2019 havde en lang række interessante bemærkninger om bestyrelsesansvar. Særligt fremhævede han følgende: ”Vi har et princip, som hedder the business judgement rule. Det handler om, at ledelser skal træffe beslutninger hver eneste dag på baggrund af forretningsmæssige skøn. Hvis man gør det ordentligt og redeligt uden personlig vinding og i øvrigt undersøger tingene grundigt og indhenter ekspertråd, kan det godt være, at man træffer en forkert beslutning, men man kan ikke blive gjort personligt ansvarlig for den”.
Forhold, der kan medføre erstatningsansvar, vil være væsentlig forsinkelse af et salg, fejl ved udbetalinger, langsommelig ekspedition, mangler ved forbedringer, hvor der havde været mulighed for at tage højde for, at medlem led tab, og ulovlig overpris.
Et af bestyrelsesmedlemmer ofte rejst spørgsmål er, hvor en bestyrelses bemyndigelse så at sige slutter. I ABF-håndbogen fra 2016 er der på side 96 nogle gode eksempler herpå, og for eksempel vedrørende en forening, der har 200 medlemmer, hvor beslutningen om afholdelse af vedligeholdelses- og reparationsarbejder i størrelsesordenen kr. 100.000,00 ikke vil være usædvanlige (naturligvis underforstået uden godkendelse på en generalforsamling). I én af mine egne større foreninger blev et rørrenoveringsprojekt oprindeligt vedtaget med en udgift på ca. kr. 12 mill., men endte med udgiftsmæssigt at overstige kr. 20 mill. Det kan naturligvis ikke passere, at selv en mindre stigning på for eksempel 10 % blev forelagt for en ekstraordinær generalforsamling. I ABF-håndbogen rådes der på side 96 til, at generalforsamlingen burde træffe en principiel beslutning om, hvor grænsen går for, hvad der anses for bagateller ved større vedligeholdelsesarbejder. Som det konkluderes: På den måde undgås usikkerhed og uenighed internt i foreningen. Jeg kan ikke være mere enig!
At en forenings bestyrelse kan pålægges erstatningsansvar er belyst meget detaljeret i UfR2017, side 3020. Sagen drejede sig om en forening, hvis formål var at bevare og renovere en gammel mølle. Der indgås en aftale med en entreprenør, og under renoveringsarbejdets udførelse viser det sig, at det er nødvendigt at få udført en række ekstraarbejder til en merudgift på ca. kr. 700.000,00, hvilket beløb der ikke var budgetmæssig dækning for. Tre bestyrelsesmedlemmer bliver erstatningsansvarlige for entreprenørens tab. Den helt klare morale er, at når en bestyrelse på en forenings generalforsamling fremsætter et forslag om afholdelse af større moderniserings-/vedligeholdelsesarbejder, skal der være en budgetmæssig dækning, og ved klare overskridelser skal der indkaldes til en ny ekstraordinær generalforsamling. Præcis hvor grænsen går, må afhænge af foreningens størrelse.
Det er muligt at sove roligt
Der er mulighed for at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring. En sådan forsikring dækker ikke administrationen, der har en selvstændig ansvarsforsikring som følge af, at foreningens administration ligger hos et advokatkontor. Hvorvidt jeres forening konkret har en ansvarsforsikring, oplyses ved forespørgsel til den ovenfor nævnte ejendomsadministrator.
I Kristian Dreyers og Ali Simiabs bog ”Ejerlejligheder og andelsboliger” fra 2016 er der på side 125 og 126 en række detaljerede bemærkninger om, hvor langt en bestyrelses bemyndigelse går, og hvad foreningen konkret bliver bundet af i form af indgåede aftaler eller afgivne tilsagn. Særligt er det værd at bemærke, at såfremt bestyrelsen har overskredet sin kompetence, bindes foreningen alligevel, såfremt tredjemand er i god tro.
Højesteretsdommen U.2013.1312 omhandler en sag, hvor en grundejerforenings bestyrelsesformand og et bestyrelsesmedlem blev forsøgt gjort erstatningsansvarlige for sagsomkostninger til en kommune efter, at grundejerforeningen i Byret og Landsret havde tabt en sag, anlagt mod den samme kommune. Højesteret udtalte, at der ikke er noget til hinder for, at et medlem af bestyrelsen i en (grundejer)forening kan blive erstatningsansvarlig for en retsstridig, tabsforvoldende handling, der kan tilregnes den pågældende som forsætlig eller uagtsom. Det nævnes herefter også, at fejlskøn som udgangspunkt ikke vil være ansvarspådragende for bestyrelsens medlemmer, jf. herved også mine indledende bemærkninger til denne artikel og også advokat Mogens Mentz’ artikel i ABFnyt, nr. 2 fra 10. april 1988, der også belyser en bestyrelses eventuelle erstatningsansvar, men også, jf. pkt. B, en foreningens eventuelle erstatningsansvar. Om belysning af det oven for anførte begreb ”god tro”, se også UfR1984, side 876 (der dog primært omhandler forældelse). Mette Neville har i bogen ”Andelsboligforeningsloven”, 4. udgave, på side 283 en række betragtninger om personligt erstatningsansvar for bestyrelsesmedlemmer; underforstået, når de har handlet culpøst.
Om bestyrelsesmedlemmernes eventuelle erstatningsansvar skriver Ole Hasselbalch i bogen ”Foreningsret”, 4. udgave, meget detaljeret på side 519 ff., og hvad angår et eventuelt erstatningsansvar for foreningsledelsen – altså bestyrelsen –, henvises der så at sige meget passende til selskabslovens regler. Der er på side 520 bemærkninger om ledelsens ansvar over for selve foreningen, og der er eksempler på culpøs tilsidesættelse af ledelsens handleramme. Det kan være varetagelse af egne personlige interesser eller en uvedkommende varetagelse af udenforståendes interesser.
På side 524 behandles ledelsens ansvar over for udenforstående, og klart retsstridige dispositioner vil føre til erstatningsansvar. På side 525 er der en hovedkonklusion om, at har ledelsen disponeret efter et rimeligt skøn inden for, hvad den havde lov til, vil der i almindelighed ikke være pådraget et erstatningsansvar. Der anføres videre, at der skal være en særlig grund til at pålægge et personligt ansvar, og som eksempel herpå fremhæves dommen UfR2006.2637H.
I en ny bog, der har titlen Erstatningsansvar ved Prisfastsættelse af Andelsboliger, af Kristian Graven Nielsen, hvilken bog udkom i 2019, er det særligt fremhævet, at en bestyrelse i medfør af andelsboligforeningslovens § 6, stk. 6, skal godkende en andelshavers salgsaftale og i den forbindelse kontrollere, at prisen ikke overstiger maksimalprisen i henhold til andelsboligforeningslovens § 5. Det indebærer en gennemgang af såvel ansættelsen af foreningens formue/andelskroneværdi og prissætningen af individuelle forbedringer. Det er også bestyrelsens opgave at godkende andre aftaler, som er en del af selve salgsaftalen, og det er også bestyrelsen, der skal godkende den nye andelshaver. Hertil kommer de forskellige lovkrav om oplysningspligt. Alle de førnævnte forhold kan udløse erstatningsansvar.
Videre bemærkes, at tidligere retspraksis måske var mildere stemt overfor andelsboligforeningens bestyrelsesmedlemmer og medlemmer i f.eks. idrætsforeninger, idet det blev fremhævet, at de ikke fik ”penge for deres arbejde”. Med udgangspunkt i den praksis der har dannet sig, for såvel ikke erhvervsdrivende fonde, som erhvervsdrivende fonde, og hvor der er statueret erstatningsansvar, uanset om et bestyrelsesmedlem fik vederlag, må det nu påregnes at der i langt højere grad vil blive statueret erstatningsansvar, særligt hvor der er tale om en relativ stor andelsboligforening med komplekse, juridiske forhold, herunder belåningen, valuarvurderingen og beslutning om at igangsætte større entrepriseaftaler. Et erstatningsansvar kan dog også være pådraget f.eks. ved, at bestyrelsen anordner en pulterrums-/fællesarealrydning, hvor en ”dyr” racercykel forsvinder.
Den nye normalvedtægt for ejerforeninger er allerede omtalt flere steder, og ét af mantraerne i denne er, at det påhviler bestyrelsen at søge for god og forsvarlig varetagelse af ejerforeningens anliggender, og dette indebærer for eksempel overholdelse af god skik og orden set i relation til den konkrete forenings forhold. Tidligere retspraksis vil stadigvæk være relevant for afgørelsen af hvilken kompetence, en forenings bestyrelse har, og se herved U2011.1530ØL, der også er aftrykt i TBB2011.309. Dommen har et meget omfattende ”hoved”, men frem for alt også detaljerede præmisser, hvor der er støtte at hente for en grænsedragning mellem bestyrelsens kompetence, set i relation til hvad kun en generalforsamling kan vedtage.
Med henblik på at et bestyrelsesmedlems privatøkonomi ikke belastes unødigt kan jeg kun tilråde, at der tegnes en bestyrelsesansvarsforsikring – og gerne med en høj dækning og så lav selvrisiko som muligt. Bestyrelsen bør i forbindelse med tegningen af en sådan forsikring også sikre sig, at retssagsomkostninger så vidt muligt er dækket, og for så vidt angår det i nedenstående pkt. B nævnte erstatningsansvar, tilrådes det også, at foreningen som en del af forsikringsdækningen har retshjælpsdækning. Jeg har kendskab til foreninger, som via den årlige boligafgift har måttet finansiere meget store retssagsomkostninger som følge af, hvad jeg vil tillade mig at kalde ”mere eller mindre krigeriske bestyrelser/administratorer”.
Da der fortsat er en del selvadministrerende foreninger – og sikkert også administrationsselskaber uden kautionsforsikringsdækning –, vil jeg tilråde, at der også tegnes en bedrageriforsikring.
Erstatningssager er ofte udsigtsløse
Indimellem dukker det interessante spørgsmål op, hvorvidt et enkelt bestyrelsesmedlem – typisk kassereren – kan gøres erstatningsansvarlig for et bedrageri over for foreningen. Det er der givetvis ingen tvivl om er tilfældet, og der kan under en eventuel straffesag ske behandling af erstatningskravet. Dog sker det ofte, at behandlingen af erstatningskravet – hvis det blot bliver bestridt ”den mindste smule” – henvises til behandling ved en civil sag. Om de øvrige bestyrelsesmedlemmer er solidarisk ansvarlige, må afhænge af en konkret bedømmelse, og som jeg allerede har anført, vil det i hvert fald være en god idé at have en underslæbsforsikring. Det er nok også i givet fald værd at undersøge, hvorvidt der var en kritisk revisor eller en professionel revisor for foreningen, der burde have opdaget bedrageriet/underslæbet/mandatsvigen.
B. Selve foreningens erstatningsansvar
Foreningens ejendom er forsikringsdækket mod ejendomsskader og erstatningsansvar i øvrigt. Selve foreningen kan blive erstatningsansvarlig, hvis bestyrelsen ikke følger foreningens vedtægter, for eksempel i forbindelse overdragelser af lejligheder, eller der er begået forsætlige eller groft uagtsomme handlinger på foreningens vegne. Der er i 2013 faldet en dom, hvor en ejerforening bliver erstatningsansvarlig som følge af manglende udvendig vedligeholdelse, der førte til skader i en ejers lejlighed.
Som anført i afsnit A bør den til enhver tid værende bestyrelse sikre sig, at der som en del af ejendomsforsikringen også er retshjælpsdækning. Dels kan der være risiko for, at foreningen bliver sagsøgt af en leverandør/entreprenør – for eksempel, hvis en renovering af foreningens ejendom omkostningsmæssigt er blevet langt højere end forventet –, og dels er foreninger fra tid til anden mere eller mindre frivilligt involveret i sager med eller mod medlemmer.
Foreningen vil også blive anset for erstatningsansvarlig, såfremt et foreningsmedlem på grund af foreningens forhold/bestyrelsesforhold ikke kan få dækning fra foreningens/ejendommens forsikringsselskab.
For at berolige nye bestyrelsesmedlemmer kan jeg i øvrigt henvise til en dom fra 2012, hvor Landsretten i sine præmisser udtalte, at ansvaret for en bestyrelse i en (andels)forening skal vurderes i lyset af, at bestyrelsen ikke har et professionelt islæt, hvorfor der bør stilles relativt strenge krav, før en bestyrelse kan påføre foreningen et erstatningsansvar. Dommen frifandt derfor bestyrelsen.
I en dom afsagt af Højesteret den 14. marts 2023 - TBB 2023.495 HD/UfR 2023.2540 - fik et medlem i en ejerforening medhold i, at det ikke var sagligt, når ejerforeningens bestyrelse havde afslået at udstede en byggefuldmagt.
Som et godt eksempel på, hvornår en andelsboligforening bliver erstatningsansvarlig, kan henvises til GD2018/58Ø/TBB2018.616Ø, hvor en andelsboligforening – afvisningen blev vedtaget på en ekstraordinær generalforsamling – afviste at medvirke til, at en erhvervsandelshaver kunne få byggetilladelse. Der ønskedes en brancheændring i andelen. I Landsrettens præmisser er det fremhævet, at der allerede på den førnævnte ekstraordinære generalforsamling blev gjort opmærksom på, at foreningen risikerede et erstatningsansvar.
I en Østre Landsretsdom, afsagt af 24. afd. den 22. februar 2021 i BS 59216/2019-OLR, blev en andelsboligforening tilpligtet at betale erstatning som følge af manglende fremme af en andelshavers salg af en andel. Bestyrelsen obstruerede handlen i ca. ét år, idet bestyrelsen – som det hedder i dommen –, dels i sagsekspeditionen havde ”længerevarende døde perioder”, dels forhalede godkendelsesprocessen ved at stille uvedkommende krav til særlige bidrag til vedligeholdelse af trapper og elevatorer. Foreningen blev tilpligtet at betale en erstatning på kr. 150.000,00. Det kan vel med rette gøres gældende, at bestyrelsen aldrig burde have ladet sagen komme så langt!
En anden interessant dom er aftrykt i TBB 2015.495B, hvor en forening ved bestyrelsen etablerede en ny måde at åbne en port på. Dette blev af retten ikke betragtet som så væsentlig en ændring, at den ejer (et supermarked), der primært blev ramt af ændringen, havde krav på erstatning. En anden dom, der belyser erstatningsansvaret, er aftrykt i Grundejernes Domssamling 2021/19ØL. Her nægtede en andelsboligforening ved sin bestyrelse at godkende en ny andelshaver, og sagsbehandlingen trak ud i over ét år. Andelshaveren var erhvervsdrivende og led et tab, som kunne indtales over for foreningen.
Dommen TBB2021.952 ff., der er en Vestre Landsretsdom, belyser grænserne for en ejerforenings vedligeholdelsespligt kontra det enkelte medlems vedligeholdelsespligt. I sagen refereres til et syn og skøn, hvoraf følger, at årsagen til en kraftig fugtindtrængen i en kælderejerlejligheds ydervægge samt indervægge og trægulve var, at det grundmurede fundament ikke var forsynet med fugtspærre, hvorfor der ved kraftigt vandtryk blev ophobet vand i fundamenter og vægge. Da ejerforeningen havde den udvendige vedligeholdelse og ikke havde overholdt denne, blev der konstateret erstatningsansvar for foreningen.
Min kollega, advokat Henrik Qwist har i Højesteretsdommen, afsagt den 8. februar 2024, fået medhold – på en sælgers vegne – i, at andelsboligforeningen havde handlet erstatningspådragende. Forholdet var det, at den sælgende andelshaver ikke forud for godkendelsen af overdragelsesaftalen var blevet orienteret om, at bestyrelsen havde indhentet en valuarvurdering, der væsentligt oversteg den offentlige ejendomsvurdering. Stigningen ville alt andet lige kunne give grundlag for en forøgelse af andelsværdien på en førstkommende generalforsamling. Der skulle også have været rådgivet om muligheden for at forlange en prisreguleringsklausul indsat i overdragelsesaftalen.
Er administrator et advokatkontor, er der en lovpligtig ansvarsforsikring. Hos os har vi også en kriminalitetsforsikring. Selvadministrerende foreninger anbefales at tegne en underslæbsforsikring, idet der vel næppe kan tænkes ”noget værre”, end at alle foreningens likvider bliver brugt til helt uvedkommende formål.
I artiklen Ejendomsskader, herunder vandskader/vandforbrug og badeværelser har jeg anført en dom fra UfR2021, side 4176, hvor en ejer af en ejerlejlighed, beliggende i kælderniveau, fik medhold i, at ejerforeningen skulle afholde omkostningerne til udbedring af fugtproblemer på grund af fugtindtrængning. Der havde været temmelig mange reklamationer, uden at ejeren kunne formå foreningen/dennes bestyrelse til at foretage afhjælpning.
Endelig kan der henvises til Ole Hasselbalchs bog ”Foreningsret”, 4. udgave, side 514 ff. om foreningens erstatningsansvar, som kan komme på tale, dels over for udenforstående og dels over for foreningens medlemmer under forudsætning af, at der er udøvet skadegørende dispositioner. Som jeg allerede har været inde på, kan Danske Lovs 3-19-2 om principalansvar bringes i anvendelse, og Hasselbalch fremhæver også det tilfælde, hvor der fra bestyrelsens side er en instruktions- og tilsynsbeføjelse. Et særligt tilfælde i foreninger er den situation, hvor der er vedtaget en ulovlig eksklusion, og her antages der at foreligge et ansvarsgrundlag, såfremt eksklusionen anses for at være ulovlig. Er der tale om en forening, som agerer erhvervsmæssigt, er ansvaret skærpet, jf. U2004.2830.VL
C. Ansvar for at overholde persondataloven og straffeloven/udlevering referater
Det er min erfaring, at flere og flere bestyrelser ud fra de bedste intentioner på bedste Facebookvis deler alle oplysninger fra bestyrelsesmøder i foreningerne med alle medlemmer. Her vil jeg mane til eftertanke, idet det dels jo er at opfordre til måske unødige diskussioner og kontroverser og dels – frem for alt – kan indebære en overtrædelse af Persondataloven(se nærmere herom på www.datatilsynet.dk) og Straffelovens §263a stk. 3 nr 2 og Straffelovens §264d. På bestyrelsesmøder behandles der ofte ”personsager”, hvor det skrives ind i referatet, hvem det drejer sig om – identificerbare personer, som det hedder i lovgivningen – og hvad deres ”brøde” er.
Dommen UfR1999.702Ø (TBB1999.204) indeholder en ganske god vejledning om, hvor forsigtig en bestyrelse skal være, før den uden videre udleverer/offentliggør bestyrelsesmødereferater. Den forening, der er sagsøgt i sagen, havde vedtægter, der indebar, at referatet på begæring skulle forevises foreningens medlemmer. Østre Landsret fortolkede dette indskrænkende, således at der ud fra en analogi ved offentlighedslovens § 12 ikke måtte udleveres oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, som det anføres i præmisserne. Der var ikke under sagen tvivl om, at referatet indeholdt sådanne følsomme oplysninger. I den situation, hvor der slet ikke i vedtægterne er hjemmel til at forlange referatet udleveret/offentliggjort, er min holdning, at ”det hurtige svar er nej”; ikke mindst, idet der kan være tale om en vanskelig grænsedragning af, hvad der er personfølsomt. Det er ikke det samme som at sige, at en bestyrelse ikke løbende bør orientere foreningens medlemmer om væsentlige tiltag/beslutninger. For en ordens skyld skal tillægges, at jeg har forsøgt at kigge i Mette Nevilles bog ”Andelsboligforeningsloven, 4. udgave”, om hun havde kommentarer til den førnævnte dom. Det var ikke tilfældet. Derimod er den omtalt i note 35 under kapitel 4.2.1.5 i bogen ”Andelsboliger” af Finn Träff og Rasmus Juul-Nyholm. Jeg citerer fra afsnittet, som følger: ”Bestyrelsens referater er ikke offentlige dokumenter, og som udgangspunkt har hverken medlemmer eller andre krav på at se disse”.
Referater fra generalforsamlinger skal i sagens natur være ”offentligt” tilgængelige. Selv skriver jeg referaterne, så de ikke indeholder personfølsomme oplysninger.
Afslutningsvis skal jeg henlede opmærksomheden på, at der i ABF Nyt, nr. 4 2020, under titlen ”Hvordan er det lige med persondata?”, er en interessant artikel, der indledes med den indlysende konklusion, at det er bestyrelsen, der i praksis skal sørge for, at persondatareglerne overholdes. Foreningen/bestyrelsen må gerne have en intern liste over andelshaverne, som alle andelshavere har adgang til – for eksempel via ProBo; men der må ikke ske offentliggørelse af listen, og heller ikke telefonnumre og mailadresser. Et medlems ønske om ikke at stå på listen skal naturligvis respekteres. Videre kan bestyrelsen selvsagt til brug for en intern og ekstern venteliste have registreret de nødvendige oplysninger med henblik på senere kontakt. Endelig er der gode råd til hvilke fotos, der må lægges op på en forenings hjemmeside efter afholdte sociale arrangementer.
Budget og regnskab
Disse forhold er et fast punkt på den ordinære generalforsamling. Typisk er det sådan, at bestyrelsen – hvad angår budgettet – meddeler administrator og revisor, hvilke større arbejder, der forventes udført i et kommende regnskabsår, og herefter opstiller revisor/administrator budgettet i forbindelse med, at der sker udarbejdelse af årsregnskab.
Med hensyn til budgetoplysning henvises til den indledende bemærkning om, at bestyrelsen hver måned får fremsendt en balance. Denne indeholder både driftsudgifter og aktiver samt passiver. Med hensyn til driftsudgifterne, er mange af dem faste. Det, der kan svinge, er vedligeholdelsesudgifterne. Der kan altid under henvisning til underkontonummeret i denne driftsstatus rekvireres en komplet udskrift over for eksempel vedligeholdelsesudgifter eller hvad du/I måtte have interesse i.
Et eller flere bestyrelsesmedlemmer kan eventuelt med bankens tilladelse bemyndiges til at få indkig i foreningens bankkonti. Der er tale om en såkaldt ”overvågningsservice”, og der kan selvsagt ikke foretages ændringer i administrators bogholderi, som forestås af vort kontors bogholder.
Behandling af forslag
Bestyrelsen skal forholde sig til forslag på to måder, nemlig dels om et flertal vil fremme et konkret forslag eller om, jfr nedenfor, et medlem skal fremsætte et forslag som individuelt foreningsmedlem. såfremt det er et bestyrelsesforslag skal der være et flertal for det. Typisk vil der i vedtægterne være indeholdt en bestemmelse om, hvornår en bestyrelse er beslutningsdygtig – men ellers er det tilrådeligt at bestyrelsen får en forretningsorden, hvilket der også kunne være andre grunde til, herunder særligt ordensmæssige, så der er system og struktur i afholdelsen af møder, og hvad der skal drøftes, jfr også i afsnittet Bestyrelsesmøder.
Et bestyrelsesmedlem kan naturligvis selv stille forslag til en generalforsamling i henhold til foreningens vedtægter. Såfremt bestyrelsen ønsker at stille et forslag, skal der i bestyrelsen være et flertal herfor, og er der ikke dette, må bestyrelsesmedlemmet stille forslaget som medlem af foreningen.
Et flertal i bestyrelsen eller et vedtægtsmæssigt bestemt antal af medlemmer i foreningen, kan foranledige indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling. Den dagsorden, der gælder for den ekstraordinære generalforsamling kan kun ændres, såfremt bestyrelsen eller de indkaldelsesberettigede medlemmer accepterer, at dagsordenen udvides med nye forslag.
Særligt for så vidt angår ejerforeninger, henledes opmærksomheden på, at der er trådt en ny ejerlejlighedslov i kraft den 1. juli 2020, og ét af de meget væsentlige forhold i denne nye lov er, at der er sket en ophævelse af den tidligere stemmebegrænsningsregel, som gjaldt i forbindelse med genudlejning af ejerlejligheder. Der er i stedet for indført en ny generalklausul, der skal beskytte mindretallet mod misbrug, herunder vedtagelse af "urimelige vedtægtsvilkår".
Som det fremgår oven for i indledningen er der også vedtaget en misbrugsregel for andelsboligforeninger. Der henvises også til artiklen under fast ejendom ” Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger”.
Særligt om bestyrelsesvalg/inhabilitet
Baseret på erfaringer i det sidste kalenderår har jeg på en række generalforsamlinger med bestyrelsesvalg på dagsordenen kunnet konstatere, at det ikke er helt så nemt mere at få medlemmer til at stille op som bestyrelseskandidater. Undskyldningerne er mangeartede, og for at få så mange interesserede til at melde sig, som muligt, må den siddende bestyrelse i hvert fald som mindstemål sørge for, at der er en bestyrelsesansvarsforsikring, og at bestyrelsesmedlemmerne ikke ”sættes til at udføre viceværtarbejde” og i øvrigt, at der gøres så meget som muligt for at lette det daglige arbejde. Det være sig ved, at medlemmer ikke skal stå for vurdering af andelslejligheder, og at køb/salg af andele sker via foreningens administrator. Er der mange byggesager, skal bestyrelsen også overveje at få generalforsamlingens godkendelse af, at der ydes vederlag til de medlemmer af bestyrelsen, der aktivt deltager i byggemøder/forhandlinger m.v.
Medmindre der er en direkte hjemmel i vedtægterne, kan der ikke indvælges ikke-medlemmer til bestyrelsen. Andelsboligforeninger og ejerforeninger er at betragte som ”private foreninger”, hvor det er medlemskabet, der er afgørende for et valg til bestyrelsen – og for den sags skyld fremmøde på en generalforsamling.
Et andet spørgsmål, som rejses ofte er, hvornår et bestyrelsesmedlem er afskåret fra at deltage i en konkret afstemning. Advokaterne Kristian Dreyer & Ali Simiab har i bogen ”Ejerlejligheder og andelsboliger” fra 2016, side 69 ff., en række betragtninger herom, som jeg til fulde kan dele, men det er væsentligt at gøre opmærksom på, at et bestyrelsesmedlem jo også er medlem af foreningen, og denne dobbeltrolle udløser ikke som udgangspunkt inhabilitet ved afstemninger. Derimod må det være klart, at et bestyrelsesmedlem går uden for døren, når bestyrelsen behandler spørgsmål om aftaler, der har med det konkrete bestyrelsesmedlem at gøre eller dennes nærtstående, eller for den sags skyld, hvis foreningen som juridisk person for eksempel skal indlede sag mod bestyrelsesmedlemmet. I Peter Bloks bog ”Ejerlejligheder, 3. udgave”, side 426, er anført den hovedregel, at der gælder strengere habilitetsregler ved beslutninger taget i en bestyrelse end ved afstemninger på en generalforsamling. På samme måde som Kristian Dreyer m.fl. nævner Peter Blok også, at vejledende er selskabslovgivningens regler.
Ud over de førnævnte skrevne habilitetsregler, der er anført i selskabsloven, findes der ikke i dansk ret almindelige regler om inhabilitet – hverken ved generalforsamlingsafstemninger eller bestyrelsesbeslutninger. Blok nævner, at et bestyrelsesmedlem må betragtes som inhabil, såfremt der er tale om bestyrelsesbeslutning, hvor en aftale skal indgås mellem et bestyrelsesmedlem og ejerforeningen som juridisk person. Det samme gælder, såfremt ejerforeningen via bestyrelsen skal indgå aftale med en tredjemand, med hvem bestyrelsesmedlemmet har en nær forbindelse. Inhabilitet og majoritetsmisbrug er fra tid til anden ikke klart adskilt, og det henhører under en domstol at fortolke, hvornår der er sket misbrug eller er majoriseret en usaglig beslutning igennem.
Andelsboligforeningens daglige ledelse og drift, herunder belåning
Det er bestyrelsen, der har det løbende ansvar for foreningens daglige drift. Administrator er naturligvis involveret på den måde, at henvendelser fra de offentlige myndigheder m.v. typisk sendes til administrator, som herefter gør den ansvarlige i bestyrelsen bekendt hermed.
Et ofte rejst spørgsmål er, hvor stor en kompetence en bestyrelse har. Udgangspunktet er, at det budget, der er godkendt på en generalforsamling, så vidt muligt skal overholdes, men sker der brud på faldstammer, blæser taget af, eller forekommer der andre meget væsentlige skader på ejendommen, har bestyrelsen selvsagt den fornødne kompetence til at afhjælpe sådanne mangler. Om fornødent må der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling, hvor konkret afhjælpningsprojekt godkendes.
Bestyrelsens opgaver vedrører så forskellige forhold som bygningsdrift og vedligeholdelse, håndtering af ejer-/lejerforhold og en række praktiske opgaver med tilsyn af foreningens ejendom, herunder med trappevask, fejning, snerydning m.v. og kontakt til en eventuel vicevært.
Til ikrafttræden den 1. juli 2018 er der indført skærpede krav til bestyrelsers daglige ledelse og drift, og de nye specificerede krav følger af lovforslaget, der indarbejdes som § 6c i den nuværende lovs § 6. Dét, bestyrelsen skal påse, som det er udtrykt, "som minimum", er:
- at bogføring og regnskabsforelæggelse foregår på en måde, der efter andelsboligforeningens forhold er tilfredsstillende,
- at bestyrelsen fra foreningens administrator eller kasserer modtager løbende underretning om andelsboligforeningens finansielle forhold,
- at administrator udøver sit hverv overfor andelsboligforeningen på behørig måde (hvad det så end skal betyde, men sikkert typisk, at Dataforordningens krav overholdes, og at der er styr på økonomi m.v.),
- at andelshaverne modtager orientering om foreningens forhold, når der er behov herfor (så er der sikkert heller ikke sagt for meget),
- at andelsboligforeningens faste ejendom vedligeholdes forsvarligt i overensstemmelse med foreningens budgetter og generalforsamlingens beslutninger, og
- at der løbende sker en vurdering af foreningens økonomiske situation, herunder foreningens likviditet og udvikling i egenkapital og andelspriser; alt med henblik på at sikre, at foreningen har det nødvendige kapitalgrundlag.
Der kan vist reelt ikke siges at være noget nyt, set i relation til de mange veldrevne foreninger, der har eksisteret i mange år i København, men fred være med det.
Særligt om belåning af foreningens ejendom er det uden for al tvivl, at bestyrelsen i disse lavrentetider løbende bør tage stilling til, om der med fordel kan foretages en omprioritering af foreningens lån. I de foreningsvedtægter, der blev lagt til grund for andelsboligforeningsstiftelser for 15-20 år siden, var der ofte indeholdt en bemyndigelse for bestyrelsen til at omprioritere foreningens lån, uden at generalforsamlingen skulle involveres i form af et konkret forslag. Typisk var der overhovedet ikke fastsat nogen form for begrænsning i denne bemyndigelse. Nu er der vel næppe længere risiko for, at en bestyrelse omlægger til swaplån, men formentlig er der sikkert stadig risiko for, at der omlægges til et variabelt forrentet lån eller et stående lån, der skal indfries efter ti år – eller måske optages et lån, der har så stort et kurstab, at der sker et væsentligt fald i andelskronen.
Uanset, om der måtte være en sådan bemyndigelse i vedtægterne, tilråder jeg altid, at der på foreningens ordinære generalforsamling stilles et forslag om en konkret bemyndigelse for bestyrelsen til i løbet af regnskabsåret at foretage en eventuel omprioritering. Der er mange måder at udforme forslaget på, men typisk er ét af de meget væsentlige momenter, at renten falder og videre, at låneomlægningen ikke må føre til højere boligafgift. Der kan også være indeholdt en procentmæssig begrænsning i, hvor meget andelskronen må falde og en mindsteafregningskurs på det nye lån.
I den såkaldte ”vækstvejledning” er der indeholdt regler om, at såfremt en andelsboligforening har optaget et variabelt lån, skal foreningens samlede låneportefølje ”stresstestes”; svarende til, at der sker en omregning til fast rente, og en andelsboligforeningskøbers kreditvurdering sker med udgangspunkt i førnævnte.
I disse tider, hvor det er hovedreglen, at en forenings pengeinstitut debiterer negativ rente af foreningens likviditet, forekommer det ofte, at en bestyrelse eller en andelshaver foreslår, at foreningen investerer en del af sin opsparing i værdipapirer med henblik på at undgå betaling af negativ rente. Ud over, at jeg personligt mener, at en forening ikke på denne måde skal løbe en unødvendig risiko for kursfald, er en sådan investeringsbeslutning formentlig i strid med den standardformålsbestemmelse, de fleste andelsboligforeninger har, nemlig at ”foreningens formål er at erhverve, eje og drive ejendommen matr. nr. …”. Se om formålsfortolkning særligt i bogen ”Andelsboliger” af Finn Träff og Rasmus Juul-Nyholm, side 34. Frem for sådanne spekulationsprægede beslutninger bør bestyrelsen fokusere på at indfri højtforrentet gæld og at få udført vedligeholdelsesarbejder, også selvom det måtte indebære en fremskyndelse af vedligeholdelsesarbejdernes udførelse. Se i øvrigt også artiklen "Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger", pkt. 2.
Set i relation til det ovenfor anførte afsnit B om foreningens erstatningsansvar, finder jeg anledning til at henlede opmærksomheden på, at Højesteret den 14. marts 2023 – aftrykt som TBB 2023.495 HD/UfR 2023.2540 i en ejerforening, som var sagsøgt af et medlem, kom frem til at ejerforeningen var forpligtet til at meddele medlemmet fuldmagt til at indgive ansøgning om byggetilladelse i forbindelse med en påtænkt sammenlægning af to ejerlejligheder. Det hører med til sagens oplysning, at ejeren, af egen drift, havde anerkendt at fordelingstallet skulle justeres.
Bestyrelsen bør arrangere sig, så opgaverne delegeres
Good vibes & easy living opnås ved delegering
Særligt i andelsboligforeninger er det vigtigt, at overdragelsesproceduren vedrørende andele er detaljeret fastlagt, og at ét eller to specifikke medlemmer er ansvarlige for gennemførelsen sammen med administrator.
Således bør der være ansvarlige medlemmer indenfor områderne salg af andele, forsikringssager, vicevært/renholdelse af ejendommen, kontakt til beboere, ventelister m.v.
Særligt bemærkes, at bestyrelsen skal være opmærksom på, at en professionel viceværtservice sparer megen tid. Hverken bestyrelsen eller administrator skal udføre viceværtfunktioner. Videre er det en rigtig god ide at have tilknyttet særlige rådgivere til specialopgaver som f. eks:
- Byggeteknisk rådgiver til bygningsforhold, hvor ikke blot en håndværker kan rådgive om udførelse og lovlighed og ved større projekter, der skal i udbud.
- En fast bankrådgiver, der hurtigt kan bistå med lånetilbud og omprioriteringstilbud.
- En revisor, der ikke blot effektivt og hurtigt opstiller foreningens regnskab og evt budget – men som også kan bistå med at beregne konsekvenser for andelskronen ved omprioriteringer og større vedligeholdelsesarbejder.
- En advokat, der ved noget om foreningsret, entrepriseret og som kan bistå med eksklusionssager, retssager mv.
- En liste med faste pålidelige håndværkere.
- Valuaren kan vælges fra gang til gang – men få et tilbud på hvad en fornyelse af valuarvurderingen koster i år 2 og 3.
Bestyrelsesmøder
Med henblik på at varetage de i førnævnte punkt anførte opgaver bedst muligt, bør bestyrelsen have en fast mødeplan. Det er normalt formanden, der indkalder til bestyrelsesmøder.
Der kan udarbejdes en forretningsorden om fornødent. Hvorvidt der skal udfærdiges referat fra mødet, er op til vedtægter/bestyrelsen. Der er Landsretspraksis for, at medlemmerne ikke har krav på – medmindre det står i vedtægterne – at få omdelt kopi af et bestyrelsesmødereferat.
Betaling af regninger
En række opkrævninger er af fast karakter, herunder ejendomsskat, ydelser på banklån/terminer m.v., og sådanne beløb betales af administrator uden særskilt attestation fra bestyrelsens side.
Håndværksregninger og opkrævninger på bestillinger skal attesteres af bestyrelsen eller viceværten i henhold til bemyndigelser fra bestyrelsen. Det er mest praktisk, såfremt ét eller to bestyrelses¬medlemmer har attestationsret, således at regninger ikke kommer til at ligge over forfaldstid hos bestyrelsen. Generelt henstilles det, at alle regninger i tvivlstilfælde fremsendes via administrator, der herefter indhenter attestationen.
Særligt for så vidt angår en viceværtsbemyndigelse, skal det slås fast, at viceværten har en såkaldt stillingsfuldmagt og indenfor rammer, der følger af retspraksis, kan forpligte foreningen, herunder særligt ved bestilling af mindre håndværksarbejder, jf. også nedenfor under tegningsret.
Fremleje/udlejning/erhverv/Airbnb
Typisk vil der i foreningens vedtægter være indeholdt bestemmelser om de anførte forhold. Det er vigtigt, at administrator i tvivlstilfælde, herunder eventuel ansøgning om forlængelse af ret til fremleje eller anmodning om tilladelse til brancheskift i et erhvervslejemål (for eksempel butik til pizzeria), involveres med henblik på indhentning af rådgivning.
Om fremleje/Airbnb, se også en separat artikel "Fremleje i andelsboligforeninger".
Generalforsamling
Foreningens vedtægter indeholder regler om, hvornår der skal afholdes ordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling kan foranlediges indkaldt af bestyrelsen eller – typisk – ¼ af medlemmerne, som har underskrevet en begæring herom.
Der kan vist reelt ikke siges at være noget nyt, set i relation til de mange veldrevne foreninger, der har eksisteret i mange år, men også disse er omfattet af det oven for nævnte lovforslag 177, hvori er indeholdt et forslag til en ny § 7i i andelsboligforeningsloven, hvor man kunne få den tanke, at det måske er et lidt besynderligt forslag – og så måske ikke alligevel så ueffent et forslag, idet jeg i hvert fald hvert år får mange forespørgsler fra andelshavere, der mener, at de er blevet forfordelt/majoriseret.
Ordlyden er, som følger: "På en andelsboligforenings generalforsamling må der ikke træffes beslutning, som åbenbart er egnet til at skaffe visse andelshavere eller andre en utilbørlig fordel på andre andelshaveres eller andelsboligforeningens bekostning. Tilsvarende gælder for beslutninger, der påfører én eller flere andelshavere en utilbørlig ulempe".
Den seneste forespørgsel, vi har haft, der kunne siges at indebære en eventuel overtrædelse af førnævnte, er en række stuelejlighedsandelshavere, som uden saglig begrundelse er blevet nægtet retten til at få en terrasse ud for deres lejligheder i forbindelse med et stort altanprojekt i København, men fred være med det.
Hvem tegner foreningen?
Foreningens vedtægter indeholder de konkrete regler om, hvem der kan tegne foreningen. Denne tegningsret skal overholdes ved lånoptagelse, indgåelse af entrepriseaftaler m.v.
I den daglige drift har hvert bestyrelsesmedlem, herunder formanden og, jf. ovenfor, også en eventuel vicevært, en såkaldt stillingsfuldmagt, hvor der med bindende virkning for foreningen kan foretages bestillinger af arbejde til udførelse – alt lige fra mindre håndværksarbejder til forskellige former for serviceabonnementer. I tvivlstilfælde må der rettes henvendelse til foreningens administrator.
--ooOoo--
På vores hjemmeside www.homannlaw.dk kan der under artikler – fast ejendom – læses mere detaljeret om køb og salg af andels- og ejerlejligheder, samt behandling af forslag på generalforsamlinger m.v.